Software de Oficina

El manejo de una oficina implica realizar muchas funciones de forma eficiente para cumplir con los objetivos de la organización.

Para ello, se han desarrollado diversos softwares de oficina que permiten ejecutarlas de forma eficiente y rápida, es por eso que hoy en día estos programas se han hecho indispensables y parte fundamental de una oficina.

Existe una gran variedad de software de oficina que han sido diseñados especialmente para aumentar la efectividad y calidad de las labores realizadas.

Hemos recopilado los mejores del mercado, con el propósito de que puedas sacarles el máximo provecho en tu oficina.

¿Qué es un software de oficina?

Son programas de tecnología informática que han sido desarrollados con el objetivo de facilitar ciertas funciones en la oficina, por ejemplo, en la realización de procesos internos, asistencia e incluso comunicación entre los departamentos.

Un software es un soporte lógico intangible instalado en una computadora que al ejecutarlo cumple operaciones específicas que le facilitan a la empresa a realizar las muchas tareas de la forma más rápida y eficiente.

En otras palabras, un software de oficina pertenece al conjunto de herramientas que son esenciales para la oficina. Se trata de programas diseñados de forma exclusiva en alguna tarea de gestión de una oficina, para ello, se estudió el proceso para llevarlo a cabo de forma digital o computarizada y así agilizar su ejecución.

Funciones del software de oficina

La función principal de un software de oficina es optimizar y automatizar las tareas de una oficina con elementos o herramientas informáticas. Esto se hace posible a través de softwares desarrollados en modo de programas administrativos, operativos, logísticos o de comunicación, entre otros.

Un software de oficina tiene la capacidad de almacenar, compartir, manipular y transmitir información o todo tipo de archivos de gran importancia en la oficina. Se ha convertido en el aliado fundamental para la realización de tareas sencillas hasta grandes proyectos dentro de la organización.

Características

Existen muchos softwares en el mercado, pero los de oficina cuentan con ciertas características que los identifican o distinguen del resto, entre las más notables están:

• Mejoran el rendimiento de las labores de la oficina.
• Se ejecutan como procesadores de texto y editores de imagen.
• Permiten la realización de cálculos estadísticos con gráficos integrados.
• Automatizan la realización de funciones específicas.
• Realización de procedimientos para que generen resultados óptimos.

Los 10 softwares más usados en oficinas

Los softwares de oficina que hemos seleccionado en esta lista, representan algunos de los más innovadores y modernos del mercado y han sido todo un éxito en su implementación en la oficina, conócelos y sácales el máximo provecho.

SumaCRM

Es un software que te permitirá mejorar la gestión de relaciones con tus clientes, ya que la implementación de un CRM es una excelente idea para centralizar la lista de contactos.

Podrás mantener registrado toda la interacción con tus clientes, asignar tareas, hacerles el seguimiento e incluso proceso de servicios y ventas de tus productos.

Es un software de oficina muy sencillo de utilizar con la integración de los correos electrónicos Outlook o Gmail, de esta manera tendrás toda la información en un solo lugar.

El funcionamiento de SumaCRM es muy sencillo, iniciarás toda la gestión desde la página web oficial del programa en donde introducirás toda la información relacionada con la empresa.

Shopify

Se trata de una plantilla, muy útil para los negocios que buscan expandirse en el ámbito digital, es una excelente estrategia para las oficinas que comercializan servicios o productos.

Es la imagen de la oficina en formato online, aunque no es de forma específica un software de oficina, lo hemos incluido pues te será muy útil para gestionarlo desde tu oficina o empresa.

Hoy día las oficinas o empresas buscan exponer sus servicios a través de internet y esto lo deben realizar desde la parte administrativa, así que para facilitarle esta función de oficina, cuentas con Shopify.

Trello

Es uno de los softwares de oficina más buscados del mercado, ya que se especializa en la gestión de proyectos y colaboración en equipo; factores fundamentales en toda organización para alcanzar el éxito.

A través de Trello podrás coordinar todo tipo de proyectos que desees, al mismo tiempo, te permitirá ir almacenando toda la información en la nube sin correr con el riesgo común de perder la información.

Para acceder al programa, lo puedes hacer desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet. Su diseño te permite planificar, crear, coordinar el trabajo en equipo y desde el programa todos los que participan en el proyecto podrán conocer los avances e ir interactuando.

Lucidchart

Es un programa fundamental para el departamento de manejo de personal y talento humano de una empresa. Se trata de un software de oficina con el que podrás hacer mapas conceptuales, que resulta una de los medios visuales últimamente más utilizados en las presentaciones.

Además, podrás crear diagramas y organigramas con calidad profesional en tan solo unos breves minutos.

Incluye una amplia variedad de plantillas muy sencillas de utilizar con la integración de Google Drive y las ediciones se aprecian en tiempo real todos los cambios realizados por los otros usuarios.

Es un programa que es compatible con otros softwares, tales como Microsoft Visio, Google Docs y OmniGraffle.

Evernote

Mantener en perfecto orden los documentos de la oficina es fundamental, ese es propósito de Evernote, la gestión y clasificación de tus documentos.

Te permite tomar nota de tus ideas, organizarlas según el trabajo o proyecto que le corresponda, es una plataforma especial que te permite organizar todo de la forma más sencilla.

Para usarlo, solo deberás descargar la app en el computador de la oficina o incluso en el dispositivo móvil de todo el personal para que puedan compartir las rutinas en conjunto.

Como la programación de actividades, reuniones o asuntos pendientes, así como almacenar audios, notas e imágenes.

Dropbox

Es una excelente herramienta de oficina, sobre todo aquellas que manejan mucha información, como documentos legales o diseños gráficos, ya que les permite almacenar grandes cantidades de documentos en la nube.

Al proporcionarles amplio espacio de almacenamiento de datos y accesibilidad en el dispositivo que lo instales.

Hoy día todas las empresas recurren a esta alternativa de almacenamiento al perder mucha información importante en los servidores.

Dropbox es la alternativa más segura y de amplio almacenamiento en la nube en el que podrás trabajar de forma remota en distintos proyectos y varios compañeros al mismo tiempo.

Microsoft Word

Es el software procesador de texto más utilizado en todo el mundo, esto se debe a la forma práctica que facilita la elaboración de contenido, editarlo, leerlo y guárdalo.

El programa Word es aplicable de la forma más sencilla en todos los ámbitos de una oficina que requiera crear textos.

Se trata de un software de oficina que puede ser utilizado por todo tipo de empleado, pues es de uso simple e intuitivo. Ofrece plantillas y herramientas internas que les permiten a los usuarios poder obtener textos con acabados o presentaciones profesionales.

Microsoft Excel

Este software representa una gran ayuda para la oficina, ya que es un programa de carácter computacional que fue creado por Microsoft Office para que los usuarios pudieran de forma fácil crear, manejar y modificar hojas de cálculo. Es casi de uso obligatorio en toda oficina de administración o contable.

Sin embargo, en otros beneficios, también resulta indispensable para aumentar la rapidez en el trabajo, y facilitar el manejo y la interpretación de los datos numéricos.

Se trata de una herramienta de mucha utilidad para llevar las cuentas de la oficina, manejar inventarios, realizar presupuestos, presentar resultados comparativos ente otros.

Outlook

Es un programa que al igual que los dos anteriores ha sido desarrollado por Microsoft, este caso para ofrecerles a los usuarios la posibilidad de establecer comunicaciones eficientes e innovadoras a través de un gestor de correo electrónico que cuenta con un servidor propio del sistema.

Es una herramienta muy práctica para las oficinas ya que les brinda muchas ventajas al gestionar su correspondencia.

Tiene como principal función el recibir y enviar mensajes de correo electrónico, además de almacenar una gran cantidad de mensajes recibidos, así como los enviados.

Desde Outlook podrás administrar tus calendarios personales y laborales, realizar invitaciones, crear directorios de contactos organizados.

OpenOffice

Es una suite ofimática parecida un poco al líder del mercado que es Microsoft Office, solo que este logra distinguirse por ser un programa libre, es decir, puedes descargarlo sin necesidad de cancelar nada. Por esto, se ha convertido entre los más populares del momento, además de las interesantes funciones que ofrece.

Este programa de código abierto es ideal para realizar diversas funciones de oficina por contar con procesador de palabras, bases de datos, gráficos, presentaciones y muchas otras.

Es un sistema muy osado al competir con un líder como Office, sin embargo, ha sabido como posicionarse entre los favoritos.

Los softwares de oficina representan una importante ayuda en toda organización, aquellas oficinas que usan eficazmente estas herramientas le sacan máximo provecho y al mismo tiempo ahorran tiempo en sus gestiones automatizadas.