Máquinas de oficina que domina

Para el buen funcionamiento de una oficina se requiere de máquinas especializadas que permitan llevar a cabo las actividades de una forma eficiente y más rápida. Son consideradas máquinas de Oficina que dominan por la gran importancia que tienen en una empresa.

Muchas de ellas forman parte de un proceso, en el que, si no se cuenta con la debida máquina de oficina, no se puede llevar a cabo, o el resultado no será el mejor. De la calidad depende el desempeño de los empleados.

Máquinas de oficina que más se utilizan

Se considera máquinas de oficina a todos los dispositivos y artefactos que se emplean en realización de las tareas de una oficina. Para un óptimo funcionamiento, en algunos casos se requiere que tengan gama de funciones que se adapten a las necesidades de la oficina.

A continuación, te indicamos las máquinas de oficina más utilizadas:

Escáneres

Es una máquina que cuenta con un sistema de gestión documental, el cual permite digitalizar la documentación de la oficina para tenerla centralizada en una red de la oficina, siendo una gran ventaja en muchos sentidos, se ahorra espacio físico en los archivos, ya que esto pasaría a la intranet de la oficina.

Por otra parte, se puede acceder a un documento de una forma más rápida y lo pueden hacer varias personas al mismo tiempo. Dependiendo del modelo del escáner, se puede procesar varios documentos en un corto tiempo.

Encuadernadoras

En una oficina son de gran utilidad, pues estas máquinas de una forma muy sencilla y práctica permiten encuadernar documentos. Consiste en unir folios con el propósito de que no se desprendan, ya que la información se comprende de forma conjunta.

Es muy utilizado en la oficina para la creación de manuales y procedimiento internos de la empresa, o para los catálogos, muestras, o descripción de cargos.

También, suele utilizarse la encuadernadora para realizar los informes o presentaciones en las reuniones de la oficina. Otra gran utilidad es archivar documentos a los que se tiene constante acceso para revisión, mantenerlos encuadernadas te hará tenerlos de mejor forma para ubicarlos con facilidad.

Fotocopiadoras

Es una de las máquinas más funcionales dentro de la oficina, por lo general, se le da una gran utilidad a diario y todo el personal.

Son máquinas que han sido diseñadas para reproducir una imagen o documento en una hoja de papel u otros materiales como transparencias, filminas.

Permiten reproducir el documento cuantas veces así lo desee, esto facilita entre otras cosas la reimpresión, según el tipo de fotocopiadora, resulta más económico fotocopiar un documento que reimprimirlo.

Su funcionamiento es muy sencillo, solo consta una serie de pasos previos antes de que realice el proceso de fotocopiado.

Existen muchos modelos en el mercado con múltiples funciones, así que puedes comprar la que más se adapte a la demanda de copias que se realicen en tu oficina.

Perforadoras de papel y grapadoras

Es imposible que en una oficina no se cuente con estas dos máquinas de oficina, son imprescindibles, todo documento que se realiza en una oficina tiene alguna relación sea con la perforadora o con la grapadora. En el caso de esta última, permite unir a través de una grapa desde dos hojas hasta un máximo de 40 hojas de papel.

Su utilidad radica en que permite mantener varios documentos unidos sin correr el riesgo de que se traspapelen, esto es fundamental para mantener el orden dentro de la oficina.

En ese mismo orden de ideas, está la perforadora, que es un accesorio de oficina con el que se perforan o se les abren específicamente 2 huecos a las hojas.

El objetivo de las perforadoras es encuadernar o para archivar documentos, en algunos casos se utilizan para decorar o hacer manualidades. Son fundamentales para lograr archivar de forma limpia y organizada.

Plastificadoras

 

Se le conoce también como laminadora, es una máquina de oficina que tiene la función como su nombre lo indica plastificar el papel o cartulina. Esto lo hace recubriendo con folio de plástico el papel con el propósito de que el papel quede protegido contra cualquier líquido o mancha que le pueda caer.

Son muy útiles dentro de la oficina, porque permiten preservar los documentos que suelen estar expuestos y son de uso diario, permitiendo en el caso que se ensucien con solo pasar un trapo húmedo quedar nuevamente presentables.

Cizallas de papel

Las cizallas es una pieza que posee una cuchilla circular que se desplaza a lo largo de un corte, esto permite realizar cortes de manera efectiva, precisa y limpias al papel, fotografías o cartulina. Tienen una capacidad de corte altamente potente, pues pueden trazar hasta unas 30 hojas.

Suele confundirse con la guillotina, pero son muy distintas en la forma en que tienen sus cuchillas y como realizan el corte, siendo más efectiva y exacta en los cortes la cizalla.

Son altamente funcionales en las oficinas donde deben realizar cortes exactos de hojas o cartulinas desde 20 folios hasta 150 folios en una sola operación.

Guillotinas de papel

Se trata de una máquina muy sencilla y fácil de usar que te permitirá realizar cortes de papel y cartulina con más precisión.

Es útil en las oficinas donde realizan cortes de fotografías o grandes cortes de diversos materiales en los que no hay que ejercer mucho esfuerzo.

Hay algunas funciones en las que la guillotina es indispensable para su realización, en donde solo con un corte se puede entregar un documento perfectamente presentado, a diferencia que cortarlo con una tijera. Mientras que con la guillotina, solo debes asegurarte de no sobrepasar la capacidad de corte y que no se mueva el papel, y luego solo debes bajar la palanca y se hará el corte preciso.

Detectores de billetes falsos

Esta es una máquina muy necesaria en las oficinas que manejan dinero en efectivo, de esta manera se aseguran que los billetes recibidos no sean falsos y evitan pérdidas considerables para la empresa.

Cuentan con un sistema de alta tecnología que permite detectar la fibra metálica, la tinta magnética, la tinta infrarroja e incluso la tinta ultravioleta.

Para algunas oficinas les resulta comprar un detector de billetes falsos que no solo cumpla con esta función, sino que adicionalmente cuenten de forma automática el dinero. De esta manera, pueden acelerar el proceso de atención a los clientes, al recibirles su dinero rápidamente y asegurar de solo recibirlo en buenas condiciones.

Etiquetadora

En toda oficina la organización es fundamental y esta máquina facilita mantener en una oficina toda bien localizado, ordenado y accesible para el momento que lo requieras sea mucho más fácil de ubicarlo.

Aunque se trata de una máquina de muchos años, sirve para darle a la oficina ese toque retro de estilo y por supuesto con la misma funcionalidad.

Se caracteriza por ser de pequeño tamaño en el que se puede rotular etiquetas, el efecto de la rotulación es como de impresión o grabado en papel autoadhesivo, lo que facilita que pueda pegarse sobre cualquier superficie para identificarlo. El aparato tiene un teclado incorporado con una infinidad de caracteres para realizar las impresiones.

Impresoras y equipos multifunción

Son los equipos más utilizados, por no decir que son las máquinas de oficina de mayor utilidad, se trata de dispositivos que cuentan con la función de conectarse a la computadora para imprimir los documentos que se desean, esto lo pueden hacer de diferentes formas y a color. Pero como se trata de equipos multifuncionales, pueden realizar varias tareas desde un solo equipo.

Estas son escáner, tiene habilitado esta función integrada, así como la de fotocopiadora, en el que le permite reducir o ampliar el documento.

Existen otros equipos un poco más completos que también tienen la función de fax, así como también la posibilidad de conectarse a otras aplicaciones para facilitar los procesos y la gestión de documentos.

Son una de las máquinas de oficina más útiles pues logran centralizar muchas tareas importantes en un solo dispositivo, esto permite optimizar el flujo de trabajo y ahorrar espacio en el área de trabajo.

Destructoras de papel

Es una máquina de gran utilidad en aquellas oficinas que manejan mucha información confidencial o documentos legales que no pueden caer en manos extrañas, por lo que debe ser destruidos. Por eso esta máquina de oficina resulta muy útil, pues solo se debe colocar la punta del papel en la destructora de papel y en un solo instante logrará quedar destruido.

Algunos de los modelos que se encuentran en el mercado están relacionados con el número de documentos que pueden destruir en determinado tiempo, pues se pueden averiar si el calor de la máquina es excesivo, es decir, se está saturando la máquina.

Todas las máquinas de oficina que dominan son indispensables para que se puedan cumplir con los objetivos de la empresa y así obtener excelentes resultados.

Cuando se tienen las máquinas de oficina adecuadas en calidad y funcionamiento, se pueden realizar las tareas de forma sencilla, rápida y eficiente.