Funciones de oficina
Se entiende por funciones de oficina a las diferentes actividades que se deben realizar para que la organización o empresa pueda llevar a cabo los objetivos planteados de una forma eficiente. Estas tareas pueden variar entre un tipo de empresa y otra, pero, por lo general, todas se rigen por las principales funciones de oficina que te detallamos a continuación.
Tener una idea clara de cada una de estas funciones te permitirá ejecutarlas correctamente, sea que pertenezcas a una empresa o quieras emprender tu propio negocio. Es fundamental conocer la importancia de las funciones de oficina dentro de una organización.
Funciones de oficina que domina
Estas funciones de pueden denominar como principales funciones de oficina, ya que a través de ellas se lleva o dirige la organización por completo. Cada una de ellas está interrelacionada de alguna forma con otra lo que hacen un conjunto de funciones y es esto lo que contribuye al desarrollo óptimo de la empresa.
Estas funciones son ejecutadas por diferentes empleados que cuentan con la capacitación de realizarlas correctamente, además tener buenos hábitos laborales, como lo son una buena comunicación oral, organización, amplios conocimientos de la ofimática, entre otros.
Funciones Administrativas
Las actividades administrativas son por decirlo de alguna manera el fundamento o base de la empresa, pues la estabilidad de ella depende de esta función.
Son las actividades de carácter legal y burocrático, en las que se realiza mucho papeleo, trámites de los cuales se debe tener amplio conocimiento.
La empresa debe tener claro que documentos o trámites legales debe cumplir o estar al día para evitar complicaciones de este mismo orden. Muchas de las gestiones implican el rellenar documentos, relacionados con las entidades del gobierno.
Planificación de actividades
Entre las principales funciones de oficina, la planificación es fundamental, pues a partir de ella se definen la estructura y métodos organizacionales para así poder cumplir con los objetivos del negocio.
Es decir, si no se planifica u organiza no se le puede impartir direcciones o actividades a ejecutar al resto de departamentos.
Para que una planificación sea efectiva, se puede utilizar herramientas tecnológicas diseñadas con el propósito de facilitar su ejecución y así las estrategias definidas distribuirlas entre los diferentes miembros de la organización.
Cabe destacar que, para garantizar éxito en la planificación, se requiere tener claro la visión del negocio y ser diseñada por un líder que garantice que todo el equipo a su cargo cumpla con las metas y en los plazos establecidos.
Coordinar reuniones
Es la función que consiste en organizar una reunión según la agenda o disponibilidad de los involucrados, para ello se debe lograr que todos estén presente en una hora, lugar establecido.
Aunque suene sencillo, no es así, pues implica algunas gestiones que requieren de invertir tiempo, recursos y preparación.
Una persona que se encargue de coordinar reuniones debe estar al tanto de los puntos a tratar, el objetivo de la reunión y en base a eso preparar todo lo que se requiera, sea medios visuales, material didáctico, informes o reportes de algún proyecto. Después de finalizada, definir si se requerirá volver a realizar otra e iniciar el proceso nuevamente.
Organizar archivos
Con los avances tecnológicos actuales, ya esta función se lleva a cabo tanto en forma digital y en físico con los documentos que se manejan a diario en la oficina.
Esta función es clave en la empresa, pues de ella depende mantener todo ordenado de manera que al momento de requerir algún documento se puede conseguir sin vacilación.
Por lo general, la organización de archivos está relacionado con los documentos que genere en mayor proporción la empresa. Estos pueden ser reportes de ventas, facturas, minutas, actas y notas, de acuerdo al grado de importancia que se le catalogue a cada uno debe ser archivado.
En cuanto a la organización de archivos digitales, ahora con la nueva era y en busca de no imprimir mucho para el ahorro de papel y tinta, se está haciendo más uso de los programas de gestión documental, por lo que se requiere igualmente de medios para mantenerlos resguardados.
Una opción es conservarlos en discos duros externos o en servidores especiales dedicados a esta función, como lo son las plataformas de almacenamiento, Google Drive, Microsoft OneDrive o Apple iCloud.
Imprimir y hacer copia de documentos
Se trata de la gestión en la que cada uno de los empleados debe contar con la capacitación de lograr imprimir cualquier archivo desde el equipo en donde esté trabajando.
Adicional a ello, respaldar el trabajo realizado generando copias de documentos y distribuirla entre los compañeros que les concierna la información.
La copia de documentos puede realizarse de forma física al reimprimir la cantidad de juegos necesarios, o puede ser realizar una copia de documento digital e igualmente respaldarlo en sus archivos y hacerle llegar su copia digital por el correo a cada uno de los trabajadores que requieran tener conocimiento de dicha información.
Inventario
Un sistema de inventario consiste en llevar una relación de todos los recursos generales de la empresa, los que necesita para su funcionamiento.
Luego, se debe verificar con los que cuenta en el momento, para obtener como resultado las posibles fallas y realizar las gestiones administrativas para su reposición.
Claro está, un inventario es mucho más que contar, implica análisis y conocimiento general de los objetos o elementos a contabilizar.
El inventario por lo general se lleva a cabo para conocer la cantidad de materiales de oficina que hay, los equipos o activos de la empresa. Es indispensable para mantener al día los materiales de limpieza, así también como otro departamento que maneje algún stock de productos.
Los resultados y apreciaciones del inventario deben ser transcritos en un informe donde se detalle cada una de las cantidades que hay, las faltantes y de existir alguna novedad como daños.
Abastecimiento de suministros
Esta función está relacionada de forma directa con la función de oficina de inventariado, ya que en el informe que entrega el encargado indica las deficiencias que existe en cada departamento.
Y el abastecimiento de suministros es justamente como su nombre lo indica, suministrar los recursos necesarios para que los trabajadores tengan como realizar sus funciones individuales.
En el abastecimiento se distribuye al personal material de oficina como, cinta adhesiva, tinta, cuadernos, bolígrafos, carpetas, en solicitudes especiales, módem, computadoras, materiales de limpieza entre otros.
El abastecimiento en algunas empresas implica todo el proceso, que es desde la compra de cada uno de estos artículos hasta la entrega al trabajador.
Mientras que otras empresas las compras se llevan a cabo a través del departamento específico con este mismo nombre “Compras” y otro departamento lo distribuye. Pero la finalidad es la misma, mantener el abastecimiento de los suministros de oficina cubierto.
Recepción y procesamiento de la correspondencia
Está relacionado con los paquetes que se reciben de proveedores o de otras sucursales, esta correspondencia debe pasar por el debido proceso de ingreso para conocer su procedencia, quién lo envío, a quién va dirigido y de ser posible el contenido. Esta información debe ser reflejada en un formato para guardar el respaldo de esta novedad.
La empresa deberá establecer las medidas para la recepción y procesamiento de estos paquetes. Así también como para el envió de la correspondencia de parte de la empresa hacia terceros.
Correo electrónico
Cuando en una empresa maneja la modalidad de correo corporativo, debe establecer protocolos para procesar la correspondencia, de manera que se le dé una respuesta a la altura de las exigencias de la empresa y evitar caer en modismos o pocas formalidades.
La correspondencia que puede manejarse es sobre peticiones, explicaciones de acontecimientos, permisos, requerimientos entre otros.
Una de las cosas que establece esta función es que la persona que maneje una cuenta de correo relacionada a la empresa o que indique la marca directamente, debe responder o solicitar alguna información a través del correo como representante de la empresa. Así que desde la ortografía, el lenguaje y la redacción debe ser perfecta.
Por otra parte, todos los correos deben ser respondidos a la brevedad, ya que es poco profesional no hacerlo o hacerlo demasiado tarde.
Gestión de finanzas
Es una de las funciones de oficina más delicadas, pues está relacionada con la parte financiera o del dinero de la empresa, lo que significa una gran responsabilidad.
La persona encargada de la gestión de finanzas de la oficina debe realizar los procesos administrativos relacionados con los bancos.
En organizaciones grandes, la gestión de finanzas parte de un gerente, quien indica según el flujo de caja como se distribuirá el dinero, sea una porción para cubrir la nómina, pago a proveedores, materia prima si lo amerita la compañía, y así como muchos otros gastos.
Una vez que tiene el balance, le indica a otra persona como cancelará a cada uno de estos, realizando el debido proceso de pagos.
Una mala administración financiera puede llegar a ocasionar el quiebre de la empresa o afectar a los trabajadores de la oficina.
Atención de llamadas
Es el medio de comunicación más utilizado por las corporaciones para mantenerse en contacto con todos los proveedores, clientes o los trabajadores. Esta es una función de gran importancia por todo lo que se logra a través de la atención de una llamada efectiva.
Así que no se trata de una simple atención de llamada, para realizarla o recibirla según sea el caso, se deben cumplir con los protocolos establecidos en la empresa. Por ejemplo, respetar las normas de cortesía, tener un tono institucional y moderar el vocabulario y tono de voz.
Atención de clientes
El trato que la empresa les dé a sus clientes es proporcional a lo que recibirá de ellos, es por eso que es fundamental que se les brinde la atención más cordial, esmerada y personalizada que cada uno merece.
Como empresa, se debe tener presente que un cliente invertirá, comprará o confiará en los servicios o productos de la organización de acuerdo a como estos se le ofrezcan.
Se debe capacitar al personal para que sepa cómo responder y atender a cada cliente según los casos que se le pueda presentar.
Entrevistas para seleccionar personal
Esta es una función a cargo del departamento de recursos humanos de la empresa, consiste en realizar entrevistas con posibles candidatos para un puesto determinado. Según los conocimientos del entrevistador, determinará si el candidato está capacitado o apto para el cargo que aspira.
Antes de la entrevista, se evalúa síntesis curriculares, se selecciona a varios candidatos, se procede a citarlos y luego a realizar la entrevista a cada uno. Las preguntas realizadas estarán relacionadas a los datos personales, situación familiar, nivel de estudios, y se profundiza en la experiencia laboral que ha tenido, luego se le pregunta sus aspiraciones.
En base de la información obtenida, se toma la decisión de quien de todos los entrevistados es el más calificado para el puesto que está solicitando la empresa.
Trabajo de logística
Algunas empresas se dedican de lleno u ofrecen servicios relacionados a logística, mientras que para otras es una función adicional inherente a la empresa como cualquier otra.
Es una actividad en el que se tiene contacto directo con los proveedores, el servicio de materiales y posterior seguimiento. Otras empresas manejan las funciones logísticas desde el segmento de transporte o distribución de las mercancías que comercializa la empresa.
Esto puede ser llevarlas de un almacén a otro que se encuentre en otra sucursal. La función de logística implica mucho más que un traslado, se debe tener relación con los clientes, en muchos casos negociar de forma directa al momento de entregar la mercancía.
Otra faceta de la logística tiene que ver con la materia prima que utiliza la compañía, debe asegurarse de que nunca falte nada de los materiales o ingredientes para la realización o funcionamiento del producto de venta.
La buena ejecución de todas estas funciones de oficina es necesaria para que se cumplan los propósitos de la empresa. El repasar cada una de ellas te permitirá conocer el proceso general de una compañía y así comprender cómo cada una de estas funciones se relacionan entre sí para cumplir un mismo objetivo. No hay función simple, toda conlleva un propósito que realizar.
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